Weitere Leistungen

Weitere Leistungen von uns bieten Lösungen für die Abläufe der Dokumentenverwaltung oder den Einkauf von Geräten im Bereich Dokumentenverwaltung. Wenn Sie einen Archivar vor Ort oder den Aufbau eines Box- oder Regalsystems brauchen. Ein Problem für sie, kreative Innovation für uns! Wir sorgen für die intelligente Verwaltung Ihrer Schriftstücke.

Archivar vor Ort bereitstellen

Wir stellen Ihnen einen Archivar mit mehrjähriger Erfahrung vor Ort bei Einzelaufgaben oder komplexen Lösungen in irgendeinem Bereich der Aktenverwaltung bereit.

Aktentransport und Archivumzug

Die Akten werden nach einem Abnahmeprotokoll bzw. einem Aktenverzeichnis und einem verzeichnisbedingten Abnahmeprotokoll (nach Box oder Blatt) abgenommen. Bei der Abnahme kontrollieren unsere Mitarbeiter einzeln, ob jede Box nach dem Aktenverzeichnis abgenommen wurde und deren Inhalt mit den Angaben nach dem Aktenverzeichnis übereinstimmt. Inhalt der Abnahmeprotokolle: Abnahmedatum, -ort, Teilnehmer, Abnahmegegenstand, genaue Menge der abgenommenen Schriftstücke (Stück-, Boxzahl und Laufmeter), Verzeichnis der abgenommenen Schriftstücke. Der Aktentransport zu unserem Archiv erfolgt in einem geschlossenen LKW und mit Transportmitarbeitern.
In Auftrag unserer Kunden übernehmen wir auch Archivumzug, wobei von uns der Transport für den gesamten körperlichen Inhalt des jeweiligen Archivs übernommen wird – sei es ein Archivgut, ein Regalsystem oder eine Arbeitsstation.

Akten ordnen

DocuDepo sorgt für ein qualifiziertes Personal, mit dem die professionelle Aktenordnung bzw. die Verpackung in Boxen möglich wird. Bei der Ordnung erstellen unsere Mitarbeiter eine detaillierte Liste über den Inhalt der einzelnen Boxen (Aktenverzeichnis/Aktenregister), die Ihnen in Excelformat, als Hardcopy bzw. auf CD bereitgestellt wird. Im Normalfall enthalten das Aktenverzeichnis/Aktenregister die nachstehenden Felder: Boxnummer, Barcodenummer, Organisationseinheit, Geschäftsbereich, Betreff der Akte, Entstehungsdatum, Aufbewahrungsfrist, Sortierungsfrist, Bemerkung. Nach den vorigen Angaben werden Etiketten an den Boxen angebracht, um die Rückverfolgung zu erleichtern. Diese Datenbank ist die Grundlage für die spätere Rückverfolgung.

Aussortierung

Nicht zu archivierende und/oder zu vernichtende Akten werden bei Einzelaufträgen nach den gültigen Rechtsvorschriften aussortiert. Ein Sortierprotokoll wird über die aussortierten Akten, die von den Mitgliedern des Sortierausschusses überprüft werden und vom Archivar des zuständigen Archivs (bei Akten mit Zuständigkeit eines Archivs) verklausuliert werden, aufgenommen. 
 

Vernichtung

Unser Unternehmen sorgt für die Vernichtung der aussortierten Unterlagen nach strengen Regeln und unter Beachtung der Rechtvorschriften für Datenschutz, Verschwiegenheit und Umweltschutz. Die aussortierten Akten werden von unseren Mitarbeitern oder Partnern mit geschlossener Technologie nach einer strengen Verfahrensordnung im Reißwolf vernichtet oder verbrannt. Über diesen Arbeitsprozess wird in jedem Fall ein Vernichtungsprotokoll erstellt. Sie persönlich können diesen Prozess bei Bedarf besichtigen bzw. auch Videoaufnahmen können gemacht werden.
 

Archivboxen bereitstellen

Geeignete Boxen sind für die langfristige Aufbewahrung von Unterlagen unentbehrlich, um für deren staubfreie und sichere Lagerung zu sorgen. Dementsprechend sind unsere Boxen aus hochwertigem tragfähigem Karton hergestellt und können dadurch stabil gestapelt werden. Unsere Archivboxen erhalten beiderseitige Grifflöcher zur leichten Bewegung. Unser Unternehmen verfügt über eine breite Palette an Boxen zur Lagerung unterschiedlicher Schriftstücke und auf Wunsch der Kunden können auch maßgeschneiderte Boxen hergestellt werden.
Archivbox 1
     Anwendungsbereich: Ordner und Mappen lagern

     Größe: 430x330x303mm

     Kapazität: 0,43 ifm
Archivbox 2

     Anwendungsbereich: Blätter in Hülle (Genotherm) lagern

     Größe: 350x310x250mm

     Kapazität: 0,35 ifm
Archivbox 3
     Anwendungsbereich: für Abnahme im Archiv vorbereiten

     Größe: 380x250x115mm

     Kapazität: 0,115 ifm

Regalsysteme aufbauen

Für die Lagerung von Unterlagen ist der Einsatz eines Regalsystems, das den Gegebenheiten des jeweiligen angemessenen Ortes angepasst wurde, unerlässlich. Die Experten von DocuDepo gestalten die Regalsysteme nach Merkmalen des Lagers, lassen auf Arbeitsschutzkriterien prüfen und einem Potentialausgleichsystem anbinden sowie mit dem Fundament verbinden.